اکاؤنٹس کے چارٹ کی فائل

فائل اکاؤنٹس کا چارٹ (chart_of_accounts) کمپنی کے گروپ اور پوسٹنگ اکاؤنٹس دیتی ہے۔ گروپ کے نیچے اکاؤنٹس ہوتے ہیں۔ پوسٹنگ اکاؤنٹ اندراجات لیتا ہے۔

لائنوں کے اصول

چارٹ کے 1 سے 6 درجے ہوتے ہیں۔ درجہ اوپر والے اکاؤنٹ سے طے ہوتا ہے۔ جس اکاؤنٹ کا اوپر والا اکاؤنٹ نہ ہو وہ درجہ 1 پر ہے۔
درجہ 1 پر ہر کلاس کا ایک گروپ ہوتا ہے: اثاثہ جات، واجبات، مالکانہ سرمایہ، آمدنی اور اخراجات۔ درجہ 1 کے گروپ کے نیچے والے اکاؤنٹس اسی کی کلاس لیتے ہیں۔
گروپ کے نیچے اکاؤنٹ کا کوڈ گروپ کے کوڈ اور "-" سے شروع ہوتا ہے۔ مثلاً 1-01-02-001، 1-01-02 کے نیچے ہے۔
پوسٹنگ اکاؤنٹ کی قسم اس کی کلاس کی ہونی چاہیے، اور اس کی ایک سٹیٹمنٹ لائن ہونی چاہیے۔ اس لائن کے نیچے کوئی لائن نہ ہو، اور یہ کلاس کی سٹیٹمنٹ پر ہو: اثاثہ جات، واجبات اور مالکانہ سرمایہ کے لیے بیلنس شیٹ، آمدنی اور اخراجات کے لیے آمدنی کی سٹیٹمنٹ۔
قسم inventory (اسٹاک) کا پوسٹنگ اکاؤنٹ کبھی جرنل واؤچر نہیں لیتا۔ اس کا ابتدائی بیلنس ابتدائی بیلنس کے عارضی اکاؤنٹ پر جاتا ہے (دیکھیں اکاؤنٹس کے بیلنس)۔
پوسٹنگ اکاؤنٹس کے لیے چارٹ میں ان قسموں کا ایک ایک اکاؤنٹ چاہیے: accounts_receivable (گاہک)، accounts_payable (سپلائرز)، retained_earnings، opening_balance_clearing اور منتقلی کے لیے migration_difference۔
احتیاط: اکاؤنٹس کا پہلا امپورٹ معیاری چارٹ کے اکاؤنٹس اور پوسٹنگ اکاؤنٹس ہٹا دیتا ہے۔ اس کے بعد پوسٹنگ اکاؤنٹس امپورٹ کریں۔
امپورٹ صرف اسی وقت ہو سکتا ہے جب کمپنی کی حیثیت منتقلی جاری ہو اور اس میں کوئی جرنل انٹری نہ ہو۔ اگر کوئی پارٹی، کیش یا بینک اکاؤنٹ یا ڈرافٹ دستاویز معیاری چارٹ کا اکاؤنٹ استعمال کرے تو امپورٹ رک جاتا ہے۔

دوسری فائل

پچھلی فائل کے اکاؤنٹس تبدیل کرنے کے لیے امپورٹ سے بنی لائنیں اپ ڈیٹ کریں منتخب کریں۔ دوسری فائل نام، سٹیٹمنٹ لائن، allow_manual_posting اور is_active تبدیل کر سکتی ہے۔ یہ اوپر والا اکاؤنٹ، گروپ یا پوسٹنگ کی نوعیت، یا قسم نہیں تبدیل کر سکتی۔

فائل کے اصول

لائن 1 میں کالموں کے نام ہیں۔ انہیں تبدیل نہ کریں۔ ڈیٹا لائن 2 سے شروع ہوتا ہے۔
ڈیٹا شیٹ "chart_of_accounts" پر لکھیں۔ سسٹم شیٹ "chart_of_accounts" پڑھتا ہے، ورنہ پہلی شیٹ۔
غیر ضروری کالم خالی رہ سکتا ہے۔ آپ غیر ضروری کالم ہٹا بھی سکتے ہیں۔
ایک فائل میں زیادہ سے زیادہ 100,000 لائنیں اور 20 MB ہو سکتے ہیں۔ زیادہ ڈیٹا ایک سے زیادہ فائلوں میں رکھیں۔
کوڈ اور دوسری عبارت کو ٹیکسٹ کے طور پر لکھیں۔ Excel 001 جیسا کوڈ صرف ٹیکسٹ خانے میں رکھتا ہے۔
Y کا مطلب ہاں اور N کا مطلب نہیں۔ فہرست والے کالم میں ";" سے الگ کر کے ایک سے زیادہ ویلیوز لکھی جا سکتی ہیں۔
فارمولے نہ لکھیں۔ سسٹم صرف ویلیوز پڑھتا ہے۔

فائل کے کالم (ورژن 1)

کالم	ضروری	قسم	مطلب	ویلیوز	مثال
`account_code`	ہاں	کوڈ، زیادہ سے زیادہ 32 حروف	اکاؤنٹ کا کوڈ۔ گروپ کے نیچے اکاؤنٹ کا کوڈ گروپ کے کوڈ اور "-" سے شروع ہوتا ہے۔		`1-01-01-001`
`account_name`	ہاں	عبارت، زیادہ سے زیادہ 200 حروف	اکاؤنٹ کا نام۔		`Cash in hand`
`parent_code`	نہیں	کوڈ، زیادہ سے زیادہ 32 حروف	اکاؤنٹ کے اوپر والے گروپ کا کوڈ۔ درجہ 1 کے اکاؤنٹ کے لیے خالی رکھیں۔		`1-01-01`
`account_class`	نہیں	فہرست کی ایک ویلیو	asset، liability، equity، revenue یا expense۔ درجہ 1 پر ضروری۔ اس کے نیچے کے اکاؤنٹس کی یہی کلاس ہوتی ہے۔	`asset`, `liability`, `equity`, `revenue`, `expense`	`asset`
`is_postable`	ہاں	Y یا N	پوسٹنگ اکاؤنٹ (جس میں اندراج ہوتے ہیں) کے لیے Y، گروپ (جس کے نیچے اکاؤنٹس ہیں) کے لیے N۔	`Y`, `N`	`Y`
`account_type`	نہیں	فہرست کی ایک ویلیو	پوسٹنگ اکاؤنٹ کی قسم۔ یہ سٹیٹمنٹ اور پوسٹنگ کی جانچ طے کرتی ہے۔ یہ کلاس کی قسم ہونی چاہیے۔	`cash`, `bank`, `accounts_receivable`, `other_receivable`, `inventory`, `advance_prepayment`, `tax_receivable`, `other_current_asset`, `fixed_asset`, `accumulated_depreciation`, `other_non_current_asset`, `accounts_payable`, `employee_payable`, `accrued_liability`, `tax_payable`, `customer_advance`, `loan`, `other_current_liability`, `other_non_current_liability`, `capital`, `owner_drawings`, `retained_earnings`, `opening_balance_clearing`, `migration_difference`, `sales`, `sales_discount`, `sales_returns`, `other_income`, `cogs`, `inventory_cost_adjustment`, `inventory_shrinkage`, `purchase_price_variance`, `cash_over_short`, `operating_expense`, `finance_cost`, `tax_expense`, `rounding`	`cash`
`line_code`	نہیں	کوڈ، زیادہ سے زیادہ 16 حروف	پوسٹنگ اکاؤنٹ کی سٹیٹمنٹ لائن۔ کلاس کی سٹیٹمنٹ پر ایسی لائن استعمال کریں جس کے نیچے کوئی لائن نہ ہو۔		`BS-A-C-CB`
`allow_manual_posting`	نہیں	Y یا N	N: جرنل واؤچر یہ اکاؤنٹ استعمال نہیں کر سکتے۔ خالی: Y۔ اسٹاک اکاؤنٹ ہمیشہ N ہوتا ہے۔	`Y`, `N`	`Y`
`is_active`	نہیں	Y یا N	N: اکاؤنٹ غیر فعال ہے۔ خالی: Y۔	`Y`, `N`	`Y`
`source_note`	نہیں	عبارت، زیادہ سے زیادہ 100 حروف	ایک نوٹ جو آپ کے ماخذ میں لائن کی پہچان کرتا ہے۔ سسٹم اسے پیغامات میں دکھاتا ہے اور محفوظ نہیں رکھتا۔		`chart:001`

مثال

ایک لائن والی فائل، CSV کی صورت میں۔ لائن 1 میں کالموں کے نام ہیں۔

account_code,account_name,parent_code,account_class,is_postable,account_type,line_code,allow_manual_posting,is_active,source_note
1-01-01-001,Cash in hand,1-01-01,asset,Y,cash,BS-A-C-CB,Y,Y,chart:001