مہینے لاک کریں اور دوبارہ کھولیں
لاک مہینہ حساب کتاب کی حفاظت کرتا ہے: اس میں کچھ پوسٹ نہیں ہو سکتا، اور کسی ڈرافٹ کی تاریخ اس مہینے میں نہیں ہو سکتی۔ مہینے کا اختتام صفحہ کام کی کمپنی کے کھلے یا دوبارہ کھولے گئے مہینے، اور آخری لاک مہینے دکھاتا ہے۔ آپ کے پاس مالی سال اور مہینے دیکھیں کی اجازت ہونی چاہیے۔
مہینہ کیسے لاک ہوتا ہے
- مہینہ ختم ہونے کے بعد جب کچھ پورے مہینے گزر جائیں تو وہ خود بخود لاک ہو جاتا ہے۔ بنیادی تعداد 1 ہے: ستمبر یکم نومبر کو لاک ہوتا ہے۔ کمپنی کی سیٹنگز یہ تعداد تبدیل کر سکتی ہیں۔ دیکھیں سیٹنگز تبدیل کریں۔
- سسٹم ہر رات 02:00 بجے مہینے لاک کرتا ہے، سب سے پرانا مہینہ پہلے۔
- لاک کرنے سے پہلے سسٹم مہینے کے درست ڈرافٹ پوسٹ کرتا ہے۔ جب خودکار پوسٹنگ کبھی نہیں ہو تو سسٹم یہ نہیں کرتا۔ دیکھیں پوسٹ نہ ہونے والے ڈرافٹ درست کریں۔
- اگر مہینے میں کوئی ڈرافٹ یا پوسٹنگ کا مسئلہ باقی ہو تو مہینہ لاک نہیں ہوتا۔ اگلے مہینے بھی انتظار کرتے ہیں۔ جو یوزرز مہینے لاک کر سکتے ہیں، انہیں ہر روز ایک اطلاع ملتی ہے۔
ہر کھلے مہینے کے لیے صفحہ خودکار لاک کا دن دکھاتا ہے۔ صفحہ وہ چیزیں بھی دکھاتا ہے جو لاک کو روکتی ہیں۔ ان ڈرافٹ کی فہرست کھولنے کے لیے کوئی چیز منتخب کریں۔
مہینہ ابھی لاک کریں
آپ کے پاس مہینے لاک کریں کی اجازت ہونی چاہیے۔ مہینہ ختم ہو چکا ہو، اور تمام پچھلے مہینے لاک ہوں۔
- یقینی بنائیں کہ مہینے پر «اس مہینے کو لاک کرنے میں کوئی رکاوٹ نہیں۔» نظر آتا ہے۔ پہلے ڈرافٹ پوسٹ یا ڈیلیٹ کریں۔
- ابھی لاک کریں منتخب کریں۔
- پیغام پڑھیں۔ ابھی لاک کریں منتخب کریں۔
احتیاط: لاک کے بعد کوئی بھی اس مہینے میں پوسٹ نہیں کر سکتا۔ صرف ایڈمنسٹریٹر اسے دوبارہ کھول سکتا ہے۔
لاک مہینہ دوبارہ کھولیں
کسی دستاویز کو اس کے اپنے مہینے میں درست کرنے کے لیے مہینہ دوبارہ کھولیں، مثلاً غلط قیمت والی انوائس۔ آپ کے پاس لاک مہینے دوبارہ کھولیں کی اجازت ہونی چاہیے۔ یہ اجازت سپورٹ سیشن میں دستیاب نہیں ہے۔
- مہینے پر دوبارہ کھولیں منتخب کریں۔
- وجہ لکھیں۔ وجہ ضروری ہے۔
- دوبارہ کھولیں منتخب کریں۔
- اگر تصدیق کریں کہ یہ آپ ہیں کا ڈائیلاگ کھلے تو اپنا پاس ورڈ لکھیں۔ تصدیق کریں منتخب کریں۔
دوبارہ کھولے گئے مہینے میں آپ صرف درستیاں اور ریورسل پوسٹ کر سکتے ہیں۔ دوبارہ کھولے گئے مہینے میں ریورسل صرف اسی مہینے کی دستاویز کا ہو سکتا ہے۔ آپ اس مہینے کی تاریخ کے ساتھ نئے ڈرافٹ نہیں بنا سکتے۔ مہینہ دوبارہ کھولنے کا ریکارڈ سیکیورٹی لاگ اور کاروباری ہسٹری میں جاتا ہے۔
جو مہینہ پروڈکٹ میں کمپنی کے آغاز سے پہلے کا ہو، وہ دوبارہ نہیں کھل سکتا۔ آغاز ابتدائی بیلنس کی تاریخ ہے۔
دوبارہ کھولا گیا مہینہ پھر لاک کریں
مہینہ کچھ دن بعد (بنیادی تعداد 3 دن) خود بخود دوبارہ لاک ہو جاتا ہے۔ جس یوزر نے اسے دوبارہ کھولا تھا، اسے اطلاع ملتی ہے۔ اس سے پہلے لاک کرنے کے لیے ابھی دوبارہ لاک کریں منتخب کریں۔ درستی کا جو ڈرافٹ پوسٹ نہ ہوا ہو، وہ ڈرافٹ ہی رہتا ہے؛ لاک کے بعد وہ پوسٹ نہیں ہو سکتا۔
مالی سال کی بندش
جب کسی مالی سال کے تمام 12 مہینے لاک ہو جائیں تو سسٹم سال بند کرتا ہے۔ جس مہینے کے لاک ہونے سے اس کا سال بند ہوتا ہے، اس پر «اس مہینے کو لاک کرنے سے مالی سال بند ہو جاتا ہے۔» نظر آتا ہے۔
- سسٹم سال کے آخری دن اختتامی اندراج پوسٹ کرتا ہے۔ یہ اندراج ہر آمدنی کے اکاؤنٹ اور ہر خرچ کے اکاؤنٹ کو صفر کرتا ہے۔ یہ منافع یا نقصان کو پوسٹنگ اکاؤنٹ جمع شدہ منافع میں لے جاتا ہے۔
- سال کی حیثیت بند ہو جاتی ہے۔ اگلے سال کو کسی ابتدائی اندراج کی ضرورت نہیں ہوتی۔
- کوئی بھی اختتامی اندراج پوسٹ، تبدیل یا ریورس نہیں کر سکتا۔
- اگر کمپنی کا پوسٹنگ اکاؤنٹ جمع شدہ منافع مقرر نہ ہو تو آخری مہینہ لاک نہیں ہوتا۔ پوسٹنگ اکاؤنٹس صفحے پر یہ اکاؤنٹ مقرر کریں۔ دیکھیں پوسٹنگ اکاؤنٹس منتخب کریں۔
جب آپ بند سال کا کوئی مہینہ دوبارہ کھولتے ہیں تو سسٹم اختتامی اندراج ریورس کرتا ہے، اور سال دوبارہ کھل جاتا ہے۔ جب تمام مہینے پھر لاک ہو جائیں تو سسٹم نئے منافع یا نقصان کے ساتھ نیا اختتامی اندراج پوسٹ کرتا ہے۔
لاک کی ہسٹری
ہر لاک، ہر دوبارہ کھولنے اور ہر رکے ہوئے لاک کو یوزر، وقت اور وجہ کے ساتھ دیکھنے کے لیے مہینے پر لاک کی ہسٹری کھولیں۔